日程調整メールでは、候補日時、所要時間、場所またはオンラインURL、返信期限を分かりやすく示すことが大切です。相手が「この中から選べばよい」と判断できる形にすると、やり取りの回数を減らせます。
日程調整メールの基本構成
| 項目 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件が分かるタイトル | お打ち合わせ日程のご相談 |
| 目的 | 何の打ち合わせか | 〇〇導入の件について |
| 候補日 | 複数の日時 | 3候補ほど提示する |
| 所要時間 | 会議の長さ | 30分程度 |
| 返信期限 | いつまでに返信が必要か | 〇月〇日まで |
候補日を提示する例文
お打ち合わせの日程につきまして、以下の候補でご都合のよい日時はございますでしょうか。
・〇月〇日（火）10:00〜11:00
・〇月〇日（水）14:00〜15:00
・〇月〇日（金）16:00〜17:00
所要時間は30分ほどを予定しております。
相手の都合を尋ねる例文
〇〇の件について、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。来週以降でご都合のよい日時を2、3候補ほどお知らせいただけますと幸いです。
日程確定の返信例文
ご返信ありがとうございます。それでは、〇月〇日（火）10:00よりお打ち合わせをお願いいたします。当日はオンラインにて、以下のURLからご参加ください。
日程変更をお願いする例文
大変恐縮ですが、予定しておりました〇月〇日のお打ち合わせについて、日程を変更いただくことは可能でしょうか。こちらの都合で恐れ入りますが、以下の候補をご確認いただけますと幸いです。
日程調整メールチェック
- 候補日時を複数提示している
- 曜日、開始時間、終了時間が入っている
- 所要時間と実施方法が分かる
- 返信期限または確認してほしい内容が明確
- 変更依頼ではお詫びの一言を添えている
候補日の出し方
候補日は3つ程度あると相手が選びやすくなります。午前・午後を分ける、曜日を散らすなど、相手が調整しやすい幅を持たせましょう。社外向けでは、候補日の直前すぎる提案は避けます。