電話のかけ方　基本的なやりとり

それでは、実際にどのようにして電話をかけると良いでしょう？ここでは、電話をかける際の一般的なやりとりを挙げてみました。
ただし、あくまでも基本的なやりとりの一例ですので、状況ごと臨機応変に対応してみると良いでしょう。

 

● 電話のかけ方　基本的なやりとりの例

・先方が電話に出たら、自分の社名と名前を名乗る

例）
「○○（社名）の○○（氏名）と申します」

 

・挨拶をして、呼び出しの依頼をする

例）
「いつもお世話になっております。○○様はいらっしゃいますか？」
「いつもお世話になっております。○○様はお手すきでいらっしゃいますでしょうか？」
「いつもお世話になっております。○○のご担当者様はご在席でしょうか？」　など
※ここで対応者が用件をたずねてくる場合も多いので、簡潔に用件を伝えましょう。

 

・呼び出した相手が電話に出たら挨拶をして、相手の状況を確認する

例）
「いつもお世話になっております。今よろしいでしょうか？」
「いつもお世話になっております。今お時間いただいてもよろしいでしょうか？」

 

・呼び出した相手に挨拶をして、相手の状況を確認する

例）
「いつもお世話になっております。今よろしいでしょうか？」
「いつもお世話になっております。今お時間いただいてもよろしいでしょうか？」

【時間が取れないと言われた場合】
と先方の都合の良い時間を尋ね、後ほど改めます。急ぎの用件や簡潔な内容であれば、その時伝えた方が良いでしょう。
例）
「何時頃でしたらお手すきでしょうか？」

【相手が不在だった場合】
戻られる時間を確認して電話を改める旨を伝えたり、伝言や折り返しを依頼するなど、あなたの意向を伝えましょう。
例）
「何時頃お戻りでしょうか？」
「後ほど改めます」
「電話があったことだけお伝えいただけますか？」
「お手数ですが、戻られましたら○○までお電話いただけますか？」
「恐れ入りますが伝言をお願いできますか？」　など

 

・挨拶をして電話を切る

例）
「失礼いたします」
「何卒よろしくお願いいたします」　など