Eメールのマナー

現代のビジネスシーンで、欠かせないツールとなっているEメール。
最近では、様々なビジネスの現場において社内外問わずEメールが多く活用されるようになり、すっかり定着してきています。
送信する側も受信する側も、時間を問わずにいつでも連絡のやり取りができるという便利な反面、連絡の行き違いに発展したり、感情や誠意が伝わりにくいという問題点もかかえています。
だからこそ、Eメールの基本的なマナーを良く理解する必要性があると言えるでしょう。
ここでは、Eメールを利用する際に知っておきたい基本的なマナーや、そのメリット/デメリットなどについて説明しています。
Eメールの基本ルールを良く把握して、正しく活用していきましょう。

● Eメール　基本マナー

・メールの内容が一目でわかるタイトルをつける

ほとんどのメールソフト（メーラー）は、メールのタイトル（件名）しか表示しません。
そのため、ほとんどのメール受信者はメールのタイトルのみで、重要な用件なのかを判断しています。
また、「よろしくおねがいします」「ありがとうございます」などのタイトルで送られてくるスパムメールなどもあり、内容が判断できないメールのタイトルは、確認せずに削除される場合もあります。
メールのタイトルは簡潔に、なおかつメールのタイトルを見ただけで誰からのどんなメールなのかなど本文の内容が分るようにつける必要があります。
また、送信者名は日本語で登録しておきましょう。氏名はアルファベット表記より漢字の方が、誰からのメールであるか判断されやすいのでおすすめします。

・文章は簡潔に！

Eメールとは、基本的に情報をいち早く伝える為のツールです。
だらだらと長い文章のメールは、本当に伝えるべき内容が正確に伝わりにくく、また相手にとっても負担となります。
必要な項目を端的に書き、受信者がその内容を理解しやすいような文章作りが出来るように心がけましょう。
1行の文字数は、約30文字程度になるように適度に改行を入れながら、行数が長くなる場合は段落ごとに空行を入れるなどして読みやすく整理します。

・機種依存文字は使用しない

機種依存文字は、パソコンの機種によっては正確に表示されずに文字化けしてしまう事があります。この様な文字を使うと、受信者のパソコン環境によっては、メールが正しく読めなくなってしまう場合もありますので使用は避けましょう。
また、顔文字やアスキーアートなどもビジネスメールには不適切ですので使用しません。

・文末には必ず署名を入れる

メールの差出人をはっきりさせるために、本文の最後には会社名・所属名・氏名・電話番号・Eメールアドレスなどの入った署名を必ず入れるのがビジネスマナーです。
ただし、署名は文章の最後に初めて表示され、また差出人のメールアドレスだけでは受信者が誰からのメールかを判断出来ない可能性がありますので、文頭にまず自分の社名や所属名、氏名を記述する必要があります。

・緊急のメールは、電話連絡のフォローを忘れずに

メールで送信した内容がもし緊急の用件であれば、電話連絡をメールを送った相手に入れ、メールを送信した旨を直接伝えましょう。
基本的にメールは、数日中に確認する程度の内容という認識が強いものです。その中に緊急の要件が紛れ込んでいれば、見逃されてしまう場合もあるかもしれません。そういったケースを防ぐためにも、電話確認を習慣づけましょう。

・丁寧さを心がけて

Eメールは、手紙のような形式的な時候の挨拶などは必要ありませんが、文頭には「○○（社名）○○（相手の名前）様」と宛名を入れ、文章の文頭と文末には簡単な挨拶を一言入れると良いでしょう。
Eメールがいくら手軽で便利なツールだからと言って、丁寧さが欠けていては意味がありません。
パソコンで入力する文字は口頭の会話より無機質な印象を与え、感謝や謝罪の気持ちなどの感情がなかなか伝わりにくいものです。表現によっては、悪い意味で取られたりする場合もあるかもしれませんので特に注意が必要です。
「クッション言葉」などを上手に利用して、全体的に丁寧な文書作りが出来るように心がけましょう。

● Eメール　メリットとデメリット

Eメールは、便利で気軽に活用できる反面、その使い方を誤ると相手を不快にさせたりビジネスの妨げになってしまう事もあるかもしれません。
ここでは、Eメールの便利なポイントや注意すべきポイントなど、メリットとデメリットについて説明しています。

・Eメールのメリット

・スピーディーに情報の送受信ができる
・画像や資料などを添付ファイルとして送受信できる
・ひとつの内容を複数の人で共有できる
・時間を問わずに送受信ができる
・送受信の記録を残す事ができる
・手紙と違って文章の書き直しが手軽にできる

・Eメールのデメリット

・確実に送受信されているかなどの確認が不明瞭
・コンピューターウィルスなどの対策が必要となる
・文章だけのやり取りとなるため無感情になりがち

● 宛先/CC/BCCの分別

Eメールの様式上、アドレスの入力欄は「宛先」「CC」「BCC」と3種類が用意されており、これにはそれぞれの目的と役割があります。
ビジネスシーンにおいてのみならずプライベートなメールでも、この使い方を誤るとトラブルの原因になる事も･･･。
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● ファイル添付のマナー

添付ファイルとは、Eメールと同時に送信する、画像や文書作成ソフト（ワード、エクセルなど）で作成したデータなどを言います。この添付ファイル機能を使えば、Eメールによる文章テキスト以外の資料などを同時に送ることができます。
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