ファイル添付のマナー

添付ファイルとは、Eメールと同時に送信する、画像や文書作成ソフト（ワード、エクセルなど）で作成したデータなどを言います。この添付ファイル機能を使えば、Eメールによる文章テキスト以外の資料などを同時に送ることができます。
資料を簡単にスピーディーに送る事が出来る添付ファイルは、ビジネスシーンでも幅広く活用されています。
しかし、添付ファイルはその一方で、むやみに送るとかえってメールの受信者に迷惑をかけてしまう恐れもありますので注意が必要です。
ここでは、電子メールで添付ファイルを送信する際に気をつけたい注意点を説明しています。

 

● 添付ファイル　送信の基本マナー

・添付ファイルの容量に注意する

画像やデータなどのファイルをメールに添付すると言う事は、メールの受信者がそのファイルをダウンロードしなければなりません。
容量の大きいファイルなどはダウンロードの時間もかかります。つまりその間、その相手のメール受信を妨げる事になり迷惑になる場合があります。
大容量のファイルを送信する必要がある場合には、事前に相手に確認をするのがマナーです。

 

・本文で添付ファイルについて周知する

ファイルを添付する場合は、必ず本文中にその旨を書いて添付するようにします。
送信者が添付したファイルと言う事が確実でない場合は、受信した相手は添付ファイルを確認しないかもしれません。
この時、ファイル名と一緒にファイルの種類（「.xls」「.doc」など）を一緒に記載すると良いでしょう。
しかし本文中、「添付ファイルをご覧ください」のみの周知は避けましょう。
伝えたい情報があり、それが添付ファイルを見れば一目で分かる場合であっても本文が「添付ファイルをご覧ください」のみはNGです。「こういう理由でこういった情報を添付しています」と、どんなデータが添付ファイルに入っているのかを明確に説明する必要があります。

 

・本当に必要な場合のみ添付する

画像やデータなど、添付ファイルは閲覧する際にメールソフトとは別のソフトを起動する場合がほとんど。添付ファイルを受信した相手によっては、それだけわずらわしさを感じる人もいるはずです。
添付ファイルは、原則として相手から依頼があった場合や、内容の詳しい説明などでどうしても必要な場合以外は使わない方が無難です。