FAX送信のマナー
Eメールの普及などによる時代の流れで、以前よりも使用頻度が下がったといわれるFAXですが、現在でも書類などの送付で多くのビジネスシーンにおいて活用されています。
FAXの送信は、相手の都合に合わせられる事や、営業時間を気にする必要がないなど、上手に使用すれば大変便利な機能です。
ただし、送信中は受けて側の電話回線を占有したり、用紙やインクトナーなどを消耗するなど、使い方によっては相手の迷惑となってしまう場合もあります。また、送付先を誤り外部に情報を漏らしてしまうなどのトラブルの原因となってしまうかもしれません。
ここでは、FAX送信のマナーについて説明しています。こういった問題が避けられるように参考にしてみてください。
● FAX送信 基本マナー
・1枚目に必ず「FAX送信状」を付ける
FAXを送信する際には、受信する相手に何枚書類を送ったのかを明確にできるように、送信する書類の1枚目に必ず「送信状」をつけましょう。
また、定期的に送っている相手や緊急の場合は、送信する書類1枚目の左上余白部分に送信先、右上余白には発信元と送付枚数を記入すると良いでしょう。
【FAX送信状に必要な項目】
・送信日
・送信先の情報 （FAX番号、相手の社名、所属部署、氏名）
・送信元の情報 （社名、FAX/TEL番号）
※必ず相手先よりも低い位置に明記します
・送信枚数 （送信状を含めた枚数）
・件名/コメント （挨拶や送信書類の主な内容など）
※会社や所属部署ごとにオリジナルのフォーマットがある場合は、それに従って記入しましょう。
・FAX送信する書類には通し番号をふる
書類を複数送信する場合は、書類の下部に通し番号をふりましょう。
「1/2」などと書くと順番が分りやすく、ページ抜けなどの発見がしやすくなります。
・重要書類のFAX送信は避ける
FAXで送信する書類は、受け取る相手以外の目にも触れやすいものです。
また、送信先を間違えるとトラブルの原因となってしまう危険性もあるので、重要書類のFAX送信は避けましょう。
FAXを送る際は、複数の人に見られても困らない内容かを確認して送るようにします。
・大量の書類はFAXでは送らない
一度に大量のFAXを送信すると、相手の回線を長時間独占してしまったり、用紙もそれだけ多く使用する事となります。
一度にFAX送信する枚数はA4用紙で5～10枚程度とし、それ以上送る場合はあらかじめ相手先に確認して許可をもらいましょう。
やむを得ず大量の書類を送る場合は、電子メールの添付ファイルとして送るか郵便で送るようにします。
・書類の状態を良く考える
FAX送信する書類は、相手側が読みやすい書類であるかを意識しましょう。
書類の文字が小さいものは拡大コピーをしたり、文字の薄いもの、細字、蛍光ペンを使用したものなどはFAXの濃度を調整するなど、受け取る相手が書類を読みやすいように工夫します。
またFAXを送信する用紙は、罫線や内容に無関係の図柄などが入ったものは避けましょう。送信に時間がかかったり、相手先のインクトナーを無駄に消耗させることになります。
・FAX送信前後には電話で確認を
FAX送信をする前には、あらかじめ相手側に電話を入れ、FAXを送信する旨を伝えると良いでしょう。緊急な場合などには送信後にも連絡をすると確実です。そうすれば、送信エラーなどが起こった場合でもすばやい対応ができるはずです。
【FAXを受け取る際は・・・】 送られてきたFAXの枚数が揃っているか、読みにくい箇所がないかなどを確認して、無事にFAXが届いたことを送信者に連絡を入れましょう。メールか、または緊急の場合は電話で伝えると良いでしょう。 |