名刺交換のマナー

ビジネスシーンにおいて絶対に欠かす事が出来ないのが「名刺交換」です。あらゆる職場環境において、名刺交換は相手とのコミュニケーションを図る大切な第一歩。一般的に人は、初対面のイメージが後々まで残ると言われています。
特に日本のビジネスシーンでは、名刺はその人の分身的存在にも例えられるほど、大変重要なものとされています。名刺は自分のもう1つの顔でもあり、名刺交換は自分自身がどのような人物であるかをアピールする大切な場ですので、基本的なビジネスマナーが要求されます。名刺交換も大事な仕事の一部と考えて、基本ルールを守りながら丁寧に行うようにしましょう。

 

 

● 名刺交換　基本的な流れ

 

1.名刺を渡す

まず相手の正面に立ち、相手の目を見ます。
名刺を片手で持ち、もう片方を添えながら、正面から相手の胸の位置の高さに名刺を両手で差し出します。

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2.名刺を受け取る

名刺を差し出されたら、相手の目を見て一礼をし、「頂戴いたします」と一言添えて両手で受け取ります。

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3.名刺を受け取ったら

頂いた名刺は直ぐに名刺入れにしまわず、しばらく手元に置きましょう。名刺入れの上に乗せるのが一般的です。

 

 

● 名刺交換　マナーとルール

・自分の名刺の管理

・名刺入れはすぐに取り出せるよう、上着の内側ポケットなどに用意する
・名刺は、名刺入れから取り出す際、名前が自然に相手の方を向くように保管する
・名刺は汚れたり、角が折れていないかチェック
・名刺が切れていないか、十分な枚数があるか日頃から注意する
・名刺入れはあまり派手すぎないシンプルなものを
・名刺は財布やズボンの後ろのポケットに保管しない

 

・名刺を渡す際

・必ず直接相手に渡す
・名刺の文字が相手側に向いているか確認する
・相手が差出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すより丁寧
・名刺は、社名や氏名を名乗り挨拶をしながら渡す
　例）
「○○（社名）の○○（自分の氏名）と申します。よろしくお願いいたします」

 

・名刺を頂く際

・差し出された名刺は、相手の目を見て両手で受け取る
・名刺に書かれている氏名が読めない場合は、頂いた時点で直ぐに確認する

 

・名刺を同時交換する場合

・名刺交換を先に切り出すのは原則、目下や来訪者から。相手から先に出された場合は、「申し遅れました」などと一言付け加える。ただし、来訪者が重要な顧客などである場合はこちら側が先に名刺を出す。
・相手に先に出された場合は、自分の名刺をいったん左手の名刺入れの下におき、まず相手の名刺を受け取る。その後、自分の名刺を差し出す。

 

・複数と交換する場合

・あらかじめ、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出して、名刺入れの上において手に持っておく
・名刺は受け取ったら名刺入れの下にある指ではさむ
・上司と同行した際、役職の上の人同士が先に名刺交換をし、その間に職位順に部下同士で名刺交換をする。その後、お互いの上司と部下同士が交換する
・自己紹介はその都度行う

 

・頂いた名刺の管理

・頂いた名刺が複数ある場合は名刺入れの上で重ねず、相手の着席の順にテーブルの上に並べておく。

・頂いた名刺が複数ある場合、スペースの問題上名刺入れの上にやむを得ず重ねる場合は、相手先の役職の上の方を一番上に置くなどの気配りを見せるとよりスマート。
・名前を覚えた後や名刺が汚れそうな時などは、頂いたら直ぐに名刺入れにしまう
・先方から受け取った名刺は、机の上に忘れて帰らないように注意する
・頂いた相手の名刺を、手に持って振り回したり乱暴に扱わないように注意する

 

・その他のマナー

【名刺を切らしている場合】
・まずは丁寧にお詫びをして、後日名刺を郵送するなどして対応する。
例）
「申し訳ございません。ただ今、名刺を切らしております」

【名刺を頂けなかった場合】
名刺交換をするタイミングを失うなどして名刺を頂けなかった場合は、用件が終了して合間を見て依頼してみる。
例）
「恐れ入ります、お名刺を1枚頂戴できますか？」

【本当に必要な時のみ名刺を出す】
名刺は個人情報である事を忘れずに。悪用されない為にも、必要のない場所ではむやみに名刺を出さないように気をつける。