まず、相手に伝えたい用件を一つ決めます。お祝いの言葉を送りたいのか、お祝いをいただいたお礼なのかで、書き出しと本題が変わります。
用件から文面を選ぶ
書き終えたら確認すること
- 相手の名前、会社名や役職、日時に間違いがないか。
- 発送していない品物を「送りました」と書いたり、聞いていない予定を決めつけたりしていないか。
- 依頼や案内なら、相手が何をすればよいかと、必要な連絡先が分かるか。
急ぎの連絡やその場で確認が必要な用件は、先に連絡が取れる方法で伝えます。手紙を出すだけで、すぐ読んでもらえると考えないようにしましょう。