欠勤、遅刻、早退はできるだけ避けたいものですが、体調不良や交通機関の乱れなど、やむを得ない事情もあります。大切なのは、分かった時点で早く連絡し、周囲が対応しやすい情報を伝えることです。
連絡が遅れたり、理由だけを伝えて引き継ぎを忘れたりすると、職場全体の仕事に影響します。状況ごとに基本を確認しましょう。
連絡するときに伝える内容
- 欠勤、遅刻、早退のどれにあたるか
- 理由を簡潔に伝える
- 出社できる見込み、または退社したい時間を伝える
- 急ぎの仕事や引き継ぎ事項を伝える
- 連絡が取れる方法を共有する
欠勤するときの例文
おはようございます。体調不良のため、本日はお休みをいただきたくご連絡しました。午前中に病院を受診し、状況が分かり次第あらためてご報告します。本日対応予定の〇〇の件は、資料を共有フォルダに保存しております。
遅刻するときの例文
電車遅延のため、出社が30分ほど遅れる見込みです。到着予定は9時30分頃です。朝一番の確認事項があれば、移動中にメールで対応いたします。
早退するときの例文
体調がすぐれないため、恐れ入りますが本日は早退させていただけますでしょうか。〇〇の作業はここまで完了しており、残りは明日の午前中に対応予定です。
連絡前のチェック
- 始業前、または分かった時点ですぐ連絡している
- 上司など、職場のルールに沿った相手へ連絡している
- 急ぎの仕事や引き継ぎを伝えている
- 復帰や到着の見込みを伝えている
連絡手段の選び方
欠勤や大幅な遅刻など、職場への影響が大きい場合は電話連絡が基本です。メールやチャットだけで済ませると、相手がすぐ確認できない可能性があります。ただし、会社で決められた連絡手段がある場合は、そのルールに従います。
体調不良などで詳しい事情を話しにくい場合でも、業務への影響、復帰見込み、連絡可能な時間は伝えておきましょう。理由を長く説明するより、職場が次の判断をしやすい情報を簡潔に伝えることが大切です。