訪問時のマナー

ビジネスシーンにおいて、取引先や顧客などに出向く機会も多くあるでしょう。
相手先に訪問するという事は、先方にも貴重な時間を割いてもらう事になります。
訪問する際には、相手側に対して失礼のないように基本的なビジネスマナーを理解しておく必要があります。

● 訪問事前準備のマナー

・アポイントメントの取り方　ポイント

・訪問目的を伝える
・訪問日時と時間を決める
　※訪問相手の都合を優先し、日時を決定するように心がけましょう。また、アポイントは余裕を持って早めの時期に取っておきましょう。

・訪問人数を伝える

・その他事前準備

・訪問先の情報や関連書類などを準備。
・訪問先までのルートやその所要時間の確認。

● 訪問当日のマナー

・遅刻は厳禁！！

約束の時間に遅れるのは問題外です。当日は遅刻をしないように訪問場所のルートや所要時間、交通事情などを事前に再確認しておくと良いでしょう。
ただし、いくら遅刻厳禁だからと言って逆に早すぎるのもマナー違反です。先方の準備が整っていない場合などはかえって迷惑です。
訪問当日は、最低でも約束時間の10分前には到着出来るようにしましょう。

・身の回りの準備

特に冬場などは、コートやマフラー、手袋などを着用している事も多いでしょう。
これらを身に付けている場合は、あらかじめ訪問する会社に入室する前に、ビルの出入り口や会社の玄関前などで脱いでおくのがビジネスマナーです。
コートなどの着脱時に服装の乱れなどがないか、身だしなみを軽くチェックしておくと良いでしょう。ただし訪問先のトイレを使用するのはルール違反です。
また、携帯電話は電源を切るか、マナーモードに切り替えておきましょう。

・取り次ぎ依頼のマナー

受付で担当者へ取り次いでもらいます。
受付の方へ、または無人の場合は内線電話で、会社名/氏名/訪問相手/用件/約束の有無などをはっきりと伝えましょう。
受付の前で椅子にかけて待ったり、会社によっては来訪者の会社名や氏名などを記入する所がありますので案内に従いましょう。取り次ぎの間に携帯電話をかけたり、トイレに行くなど指示をされた場所を離れる際は、受付の方にひと言伝えましょう。くれぐれも勝手にその場を離れる事の無いように注意します。

・案内時のマナー

部屋などに案内されたら、特に指示がなければ下座に座りましょう。
担当者が入室した時にすぐに立てるように、椅子には浅めに座っておきます。
手荷物はくれぐれも椅子の上には置かないように。通常、自分の足元の左側に置きますが、スペースの状況などを考慮しましょう。小さな手荷物はひざの上に置いても構いません。
コート類は背もたれにかけても問題ありませんが、コート掛けを勝手に使用するのはマナー違反ですので注意しましょう。
担当者が入室するまで、書類などをテーブルの上に準備して静かに待ちます。

・面談中のマナー

担当者が入室したら直ぐに立ち上がって挨拶をし、「本日はお忙しいところありがとうございます」など、時間を割いて訪問を受け入れてくれた事に対して感謝の言葉を告げます。その後、名刺交換などを行なうのが一般的な流れです。
この時、あらかじめアポイントメントの際に所要時間を伝えていたとしても、相手の都合を再確認しておくと良いでしょう。
着席は、相手から指示をされるまでしないように気をつけます。「おかけください」などと、着席をすすめられてたら「失礼します」と断って座りましょう。
面談はメモなどを取りながら進めると、後々用件の整理などにとても役に立つのでおすすめします。

・面談後のマナー

最後に、書き取ったメモなどを元に用件や話の内容などを要点を再確認しましょう。それから、時間を取ってもらった事に対して再度お礼を伝え「失礼します」と言葉を添えながらすみやかに退室します。
入室時と同様、コート類は会社を出てから着用します。また、オフィスが入っているビルやその周辺での喫煙などにも注意をしましょう。

【手土産を持参している場合･･･】
訪問時に手土産などを持参する機会もあるでしょう。
手土産を渡すタイミングは、挨拶が済んだ後の担当者が着席する前、または着席した直後がベストです。
担当者が入室する前にあらかじめ紙袋から出し、椅子の上かドアに近い側のテーブルの上に準備しておくと良いでしょう。
渡す際は、相手に正面を向けて両手でさりげなく。「よろしかったら皆様でどうぞ」など言葉を添えると丁寧です。
紙袋は畳んで持ち帰りましょう。くれぐれも置き忘れの無いように。