用件の聞き方

名指しをされた人物が不在の場合、電話をかけて来た相手から本人あてに伝言を残すように言われる事もあるでしょう。
その際は、本人に代わって内容を的確に理解し、正確に本人に伝えなければいけません。
そんな時にとても重要となるツールが「伝言メモ」です。
ここでは、伝言メモの書き方のポイントについて挙げてみましたので参考にしてみて下さい。

● 伝言メモ　取り方のポイント

・相手の情報をメモする

社名・氏名・連絡先など電話をかけてきた相手の基本情報を正確にメモしましょう。

・6W2Hを意識してメモをとる

いつ/誰宛に/どこの会社の/誰から/何の用件でなど、 「6W2H」と呼ばれるポイントを意識してメモをとりましょう。
用件を具体的になおかつ整理して書き留める事が出来る手助けとなります。

・聞いた内容は必ず復唱する

電話をかけて来た相手から聞いた内容についての聞き間違いや、こちらからの伝え間違いなどを避けるためにも必ず復唱します。
数字や聞き取りにくそうな言葉などは特に確認が必要です。別の言葉に言い換えるなどして確認しても良いでしょう。

・メモは箇条書きにしてわかりやす

伝言するメモは、文章ではなく箇条書きにして書く事を心がけましょう。
文章形式だと、重要なポイントを見落としがちになったり、要点が伝わりにくくなってしまいます。

・自分の名前を名乗る

電話の最後に、必ず自分の名前を名乗りましょう。電話を受けた人物の名前を知っておく事は、電話をかけて来た人物に対し安心感を与える事になります。
また、「責任を持って本人に伝言を伝える」という姿勢の表れにもなり、相手との信頼関係も生まれます。
例）
「わたくし○○が承りました」　など

・伝言は確実に本人に伝える

伝言を受けたら、確実にその内容が本人に行き届かなければ意味がありません。当事者の机の上にメモを置くだけでは不十分と言えるでしょう。
メモが他の書類に紛れ込んだり、風で飛ばされたりするかもしれません。
机やパソコン、スケジュールボードなど確実に本人の目につく場所にセロテープなどでしっかりと留めるなどして行き違いにならないように気をつけます。
また、伝言メモの存在を本人に口頭で伝えると確実性が増しますので実行してみてください。