報告のマナー

上司や先輩などその仕事の指示者に仕事の進捗状況や結果などを知らせる「報告」は「ほうれんそう」の要素のひとつです。
ここでは、この報告のポイントについて見ていきましょう。

 

● 報告のポイント

・報告する相手の都合を確認

相手の仕事を一旦中断させる事になるので、報告前に「今、お時間よろしいでしょうか？」など相手の都合を先にたずねるのがマナーです。
ただし、相手が忙しそうにしているからといって、報告が遅れて不都合が生じる場合もありますので、重要な報告はなるべく早く行ないましょう。
特に急ぎの報告ではない場合は、改めて報告すると良いでしょう。

 

・指示者に直接報告

報告は指示を与えた本人に直接行いましょう。他人を仲介して報告するのは避けましょう。また、指示者から聞かれる前にこちらから報告できるように心がけましょう。

 

・主題を伝える

何についての報告なのか、「○○の件で報告があります。」と分かりやすいように主題をまず伝えましょう。報告を受ける相手も何の報告か分りやすく話が理解しやすくなるはずです。

 

・結論から先に切り出す

仕事の指示をした相手は、まず結果を知りたがっているはずです。前置きはできるだけ短くして結論から先に伝えると良いでしょう。

 

・結論の次に、途中経過や原因、理由などを述べる

結論を話した後に、途中経過や原因、理由などを伝えます。

 

・「事実」と「意見/憶測/感想」は分けて報告

まず客観的な「事実」を正確に報告します。
最後に、「これは私の憶測ですが・・・」などと断って、自分の意見や憶測、反省などを話した方が話がすっきりとまとまり、聞き手に誤解を与えず正しく伝わるでしょう。

 

・仕事のミスやトラブルは早めに報告

分からない事がある場合や、仕事上でミスをした場合、トラブルが発生した場合などには放置せず、その時にすぐに仕事の指示者に状況を報告しましょう。迅速に対応する事で問題解決につながる事もあります。

 

・こまめに報告

もし長期的な仕事の指示を受けた場合などは、1日に1度、または仕事の区切りごとに進捗状況を伝えるなど中間報告を入れると良いでしょう。
また予定より時間がかかりそうな時などは、仕事が終わってから報告するのではなくあらかじめ報告するようにします。

 

・適切な報告方法を選ぶ

報告には、口頭、メモや書類、電子メール、電話、FAX、回覧などの方法があります。
その内容に合った適切な方法を選びましょう。
簡単な内容や緊急の場合の報告は、口頭で簡潔に伝えるのが良いでしょう。
報告の内容が複雑な場合は、まず口頭で結論を伝え、資料などを添えて相手が理解しやすいように詳しく説明します。
相手が出張など社外にいる場合は、電話で報告するのがベストです。

 

・自分の意見をまとめておく

指示者に報告する際は、自分なりの考えや対策方法などを簡単にまとめておくと良いでしょう。

 

・言い訳をしない

報告の際に言い訳をしないように注意しましょう。報告を受ける側に良い印象を与えません。