連絡のマナー

自分自身や仕事内容、職場環境について、必要な情報を関係者全てに知らせる「連絡」は「ほうれんそう」の要素のひとつです。
ここでは、この連絡のポイントについて見ていきましょう。

 

● 連絡のポイント

・関係者全員に伝える

連絡はその仕事に関わっている人物など、関係者全員に伝えましょう。
この時、自分から直接本人に連絡します。第三者に伝言をすると、正確な内容が伝わらなかったり、遅れて伝わったりする場合があるかもしれません。
伝えもれや行き違いなどが起きないように、伝達すべき人のリストなどを作成すると便利です。

 

・優先順位を意識する

連絡する内容により、連絡すべき相手の優先順位を正しく決めましょう。それにより、最初に上司に伝えるべきかなどを判断する必要があります。

 

・迅速に、なおかつ簡潔明瞭に連絡する

連絡の最も重要なポイントのひとつ、それは「スピード」です。連絡すべき情報があれば後回しにせず直ちに関係者に連絡しましょう。
また、連絡する相手の仕事の妨げにならない様に、簡潔明瞭に連絡する事を心がけると良いでしょう。

 

・正確に伝える

「～みたいです」「～のようだ」といった曖昧な表現では、話の要点や結論が分らずに聞き手を混乱させる原因に。連絡をする際は、曖昧な言葉や表現は避け正しく伝えるようにしましょう。
また連絡をする当事者が、話の内容を理解していなければ、相手に正確に話を伝える事ができませんので、話の結論を事前に良く確認し理解した上で伝えるようにします。
また、話の内容に自分の希望や予測などを盛り込んで話すと、事実が正確に伝わらなくなるかもしれませんので、こちらも注意する必要があります。