電話のかけ方

重要なビジネススキルのひとつである電話応対。
では具体的にどのような事に注意しながら電話応対をすべきかを見ていきましょう。
ここでは、電話をかける際に気をつけたいマナーやその基本的な流れなどについて説明します。

● 電話のかけ方のマナー

・事前準備を欠かさずに

電話をかけた後に、内容を確認したり書類を探すなどして、要件をすみやかに伝える事ができないのはマナー違反。
時間を割いて電話対応をしてもらっている先方に対し大変迷惑な行為となります。
そういった問題をさけるためにも、電話をかける前に事前準備を十分にしておきましょう。
電話をかける際には、あらかじめ必要なものをデスクの上に準備します。
また、話す内容をあらかじめきちんと整理し、会話に必要となる書類などはデスク上に揃えておきましょう。
事前準備を十分に行い、話の内容をあらかじめ頭の中でまとめてから電話をかけるようにします。

【事前に準備しておきたいアイテム】
1.メモ帳
メモ帳は、電話の会話の中でやり取りをした情報など、内容を記録するのために欠かせない大切なアイテムです。また、話す内容を事前に整理して書き留めておくのにも大いに役立ちます。
2.相手の名刺
相手の氏名やその読み方、電話番号、社名、部署名、役職名などが記載された名刺を用意します。
名前の言い間違いなどは先方に対して大変失礼にあたります。電話をかける相手の基本情報は事前にきちんと把握しておきましょう。
3.必要な書類など
電話をかけた後に、内容を確認したり資料を探したりするは時間のロスとなり非効率。相手に対しても無礼です。
電話をかける際には、電話の内容に関連した資料をあらかじめ手元に準備しておきましょう。

・電話をかけるタイミングに注意

緊急の場合を除き、業務時間内であればいつでも電話をかけても良いとは限りません。ビジネスシーンでは一般的に、特に急ぎでない場合は電話をかけるのを避けた方が良い時間帯が存在します。
不適切な時間帯に電話をかける事で、コミュニケーションの妨げになったり、場合によっては会社の信頼問題にも関わってくる事もあるかもしれません。
電話をかける時は、時間帯を常に意識するように心がけましょう。

【電話をかけるのを避けたい時間帯】
事前に相手からその時間に電話を掛けることを容認されている以外は、以下の時間帯に電話をかけるのは避けた方が良いでしょう。
1.始業時間直後
一般的に、朝の始業直後は朝礼や打ち合わせなどで忙しいものです。
電話を先方にかける際は、始業時間から約1時間以内は避けた方が良いでしょう。
ただし緊急の用件の場合は例外です。その際は「朝早くから申し訳ございません」など一言添えるのがマナーです。
2.昼休みの時間帯（12時～13時頃）
一般的に、昼食やお昼休みとされている時間帯です。
この時間は相手が不在の事も多く、また席に付いていたとしても相手に対して失礼になりますので、電話をかけるのは避けましょう。
3.終業時間の直前直後
終業時間直前は、仕事の仕上げや報告などで忙しい時間帯です。残業など相手の就業時間パターンを十分に把握するまでは、この時間帯に電話をするのは避けた方が良いでしょう。
4.時間外
緊急連絡以外は、営業時間外に電話をするのはマナー違反です。時間外にはなるべく電話をしないようにしましょう。

※緊急の用件や、先方から依頼があった時など、やむを得ず上記の時間帯で連絡を入れる場合は、謝罪の言葉を添えてみましょう。誠意が伝わり相手を不快にさせる事も少ないはずです。

例）
「朝早くから恐縮です」
「お昼時に申し訳ございません」
「夜分に失礼いたします」　など

・用件は簡潔に

電話もコストがかかっている事を意識しておく必要があります。
最初の電話での挨拶をしたら、直ぐに用件に入るのがマナー。
先方は忙しい時間を割いているという事を意識して話しをしましょう。用件にポイントが絞れず、だらだらと話をするのは経費がかさみ先方に対し大変迷惑となります。
その為にも1.で挙げた「事前準備」を徹底し、用件が簡潔に伝えられるようにしましょう。

・かけた方から電話を切る

電話はかけた方から切るのがマナーですので、こちらからかけた場合は先方が切る前に電話を切りましょう。
電話を切る際は、そっとやさしく切ります。乱暴に受話器を置くと、耳元に受話器を当てている相手にはとても響き不快感を与えてしまいます。
そっと静かに受話器を置くか、指で電話のフックを押さえて電話を切るのが良いでしょう。
ただし相手がお客様の場合は、例えこちらからかけた電話であっても先方が切ったのを確認してから電話を切ります。